ПРАВИЛА РАБОЧЕГО ПРОЦЕССА В ПРОГРАММЕ BAS МАЛИЙ БІЗНЕС

Встроенный в программу BAS Малий бізнес механизм "Правила рабочего процесса" позволяет автоматизировать оповещения внутренних (сотрудники, ответственные лица) и внешних (клиенты, поставщики, партнеры) пользователей при выполнении определенных условий, например, изменение статуса заказов, событий, задач, уплату заказов. “Правила рабочего процесса” программы BAS Малий бізнес позволяют ускорить коммуникации и уменьшить человеческий фактор при отработке бизнес процессов компании. Для понимания настройки “Правил рабочего процесса” рассмотрим кейс компании, занимающейся изготовлением металлопластиковых окон на заказ, настроим три рабочих процесса:

• Уведомление мастера о необходимости выезда к клиенту для проведения замеров;
• Уведомление менеджера о поступлении оплаты по заказу клиента;
• Уведомление клиента электронным письмом о готовности продукции к отгрузке.

Для начала нужно настроить Статусы заказа покупателя, которые будут отображать продвижение сделки от договоренности к отгрузке, в нашем случае это В работе, Подписание договора, Выезд специалиста, Оплата, Ожидание материалов, Готово к отгрузке, Отгрузка заказчику, Завершено.

Уведомление мастера о необходимости выезда к клиенту для проведения замеров.

При изменении статуса заказа покупателя в значение Выезд специалиста, мастеру цеха отправляется напоминание, что нужно совершить выезд к клиенту для проведения замеров.

В открывшемся окне настройки рабочего процесса указываем Условие старта — Изменение состояния заказа покупателя. В табличной части Критерии правила добавляем строчку с типом Состояние и указываем Выезд специалиста.

Добавляем строчку в табличную часть Действия что выполняются, указываем тип действия Напоминания, Кому напомнить выбираем Значение (т.е. конкретному человеку) и указываем Начальника цеха.

Уведомление менеджера о поступлении оплаты по заказу клиента.

При поступлении оплаты по заказу клиента на сумму более 1000 грн. ответственному менеджеру выводится напоминание о поступивших средств.

В открывшемся окне настройки рабочего процесса указываем Условие старта — Поступления предоплаты по заказу покупателя. В табличной части Критерии правила, добавляем строчку с типом сумма больше или равна 1000.

Добавляем строчку в табличную часть действия выполняемых, указываем тип действия Напоминания, Кому напомнить выбираем Из основания (т.е. напоминание будет автору конкретного заказа покупателя) и указываем Автор.

Уведомление клиента электронным письмом о готовности продукции к отгрузке.

При изменении статуса заказа покупателя в значение Готов к отгрузке, клиенту автоматически посылается электронное письмо о том, что товары подготовлены к отгрузке и их можно получить.

В открывшемся окне настройки рабочего процесса указываем Условие старта — Изменение состояния заказа покупателя. В табличной части Критерии правила добавляем строчку с типом Состояние и указываем Готов к отгрузке.

Добавляем строчку в табличную часть Действия, которые выполняются, указываем тип действия Отправить E-mail, Кому напомнить выбираем Из основания (то есть из конкретного заказа) и указываем Покупатель, ответственного тоже указываем с основания ( то есть менеджер отвечающий за указанный заказ клиента).

Также нужно настроить шаблон электронного письма, который будет отправляться клиентам, в шаблоне можно указывать не только статическую информацию, можно перетаскивать из окна Параметры любые данные из конкретного заказа клиента, например номер, дату, сумму, ответственного, название клиента. Также можно вложить в письмо печатную форму данного заказа или печатную форму счета на оплату.